Category: Rechtliches

Grundsätzlich ist fast jeder Unternehmer dazu verpflichtet, seinen Kunden Umsatzsteuer (auch als Mehrwertsteuer bezeichnet) in Rechnung zu stellen und diese auch auf der Rechnung auszuweisen. Von der Umsatzsteuer befreit sind nur Leistungen bestimmter Berufsgruppen, beispielsweise Ärzte oder Therapeuten. Die Höhe der Umsatzsteuer bestimmt sich nach Art der Leistung und beträgt in der Regel 19%. Besondere Leistungen, wie beispielsweise Hotelübernachtungen, Zeitungen, Bücher oder viele Lebensmittel, werden mit 7% besteuert. Eine genaue Auflistung findet sich in §12 Umsatzsteuergesetz (UStG).

 

Umsatzsteuer zahlt der Endverbraucher

Grundsätzlich soll die Umsatzsteuer nur vom Endverbraucher getragen werden. Wer also als Unternehmer für seine betrieblichen Zwecke Waren oder Leistungen erwirbt, erhält die Umsatzsteuer vom Finanzamt erstattet, sofern er nicht selbst von der Umsatzsteuer befreit ist.

Entsprechend kann ein Unternehmer, der Leistungen in Rechnung stellt, die Umsatzsteuer nicht als Einnahme verbuchen, sondern muss im Zuge der Umsatzsteuervoranmeldung die eingenommene Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen. Somit stellt im Bereich der B2B-Verkäufe die Umsatzsteuer einen durchlaufenden Posten dar. Denn der gewerbliche Käufer kann – bei vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen – die auf der Rechnung aufgewiesene Umsatzsteuer mit der von ihm vereinnahmten Umsatzsteuer verrechnen, was als Vorsteuerabzug bezeichnet wird. Die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug sind in §15 UStG geregelt.
Nur Unternehmer, die selbst Umsatzsteuer für ihre Leistungen erheben und deren Jahresumsatz 17.500 EUR übersteigt sind zum Vorsteuerabzug berechtigt. Auch einige juristische Personen des öffentlichen Rechts haben unter Umständen das Recht zu Vorsteuerabzug. Kleinunternehmer sind somit nicht zum vorsteuerabzugsberechtigt. Gleiches gilt für die Berufsgruppen, die selbst keine Vorsteuer erheben dürfen.

 

Vorsteuerabzug nur im Inland

Der Vorsteuerabzug gilt nur für im Inland getätigte Geschäfte, die für den betrieblichen Gebrauch abgeschlossen werden. Kauft ein Unternehmer also Waren für den privaten Haushalt ein, muss er die Umsatzsteuer leisten und bekommt auch keine Erstattung vom Finanzamt. Eine weitere Voraussetzung für den Vorsteuerabzug ist eine ordnungsgemäße Rechnung, die den Anforderungen der §§ 14 ff. UStG genügt. Die Umsatzsteuer muss auf der Rechnung gesondert ausgewiesen werden. Dabei muss deutlich werden, welcher Umsatzsteuersatz (19% oder 7%) erhoben wurde. Der sich daraus ergebende Betrag der Umsatzsteuer muss dann noch gesondert aufgeführt werden.

In der Praxis bedeutet dies für den Unternehmer, dass er die Vorsteuer mit der Umsatzsteuer, die er selbst ans Finanzamt abführen müsste, verrechnen kann. Hat er also beispielsweise von seinen Kunden 10.000 EUR an Umsatzsteuer erhalten, kann er davon die Vorsteuer abziehen, die er selbst an einen Unternehmer gezahlt hat, beispielsweise beim Einkauf von Arbeitsmitteln. Hat er im Zuge des Einkaufs also 2.000 EUR Umsatzsteuer bezahlt, muss er nur 8.000 EUR an das Finanzamt abführen.

 

Eine hochprofessionelle Rechnung, welche Umsatzsteuer ausweist, finden Sie hier: Rechnung Inland (7% und 19% Umsatzsteuer)

Die in § 14 Abs. 4 S. 1 Nr. 4 UStG als Pflichtangabe definierte Rechnungsnummer, muss hingegen einer noch immer weit verbreiteten Meinung nicht zwingend komplett fortlaufend sein. Es ist durchaus möglich hier einzelne Zahlen auszulassen. Dies ist speziell für kleinere Unternehmen interessant. Wird die Rechnungsnummer fortlaufend vergeben, gewährt man der Konkurrenz evt. Einblick in das eigene Auftragsvolumen. Auch Kunden können sich Anhand der Rechnungsnummer so ein deutliches Bild von der eigenen Auftragslage verschaffen. Überspringt man Rechnungsnummern, wird dies deutlich schwerer. Allerdings sollte man einige Punkte beachten, um sich Rückfragen vom Finanzamt zu ersparen.

 

Rechnungsnummer sollte einem Muster folgen

Auch wenn nicht jede Rechnungsnummer im gewählten Nummernkreis genutzt wird, so sollte man dennoch bei der Vergabe der Rechnungsnummer einem Muster folgen. Wichtig ist, das es bei Betrachtung aller Rechnungen Sinn ergibt und nicht zufällig wirkt. Man sollte keinen Algorithmus dafür entwerfen oder die Abstände alternieren. Viel einfacher ist es, definierte Abstände zwischen den Rechnungsnummern zu verwenden. So könnte man z.B. Rechnungsnummern mit einem Abstand von jeweils drei Rechnungsnummern vergeben. Das erfüllt in jedem Fall den gewünschten Zweck.

Um die Verschleierung realistisch aussehen zu lassen, ist zu empfehlen immer einen ungeraden Abstand zu wählen. Arbeitet man mit einem geraden Abstand oder sogar in Zehnerschritten, fällt dies irgendwann auf. Gerade im eCommerce Bereich, in dem automatisiert Rechnungen erzeugt werden, kann dies bei Testbestellungen der Konkurrenz entdeckt werden. Auch Stammkunden würden vermutlich früher oder später das System durchschauen.

 

Muster für Rechnungsnummern dokumentieren

Das System, nach welchem die Rechnungsnummer vergeben wird, sollte im Idealfall schriftlich dokumentiert und bei den Belegen des aktuellen Geschäftsjahres aufbewahrt werden. So kann auf Nachfrage oder bei einer Prüfung des Finanzamtes unmittelbar eine entsprechende Dokumentation herausgegeben werden. Dies ist natürlich überflüssig, wenn die Rechnungsnummer fortlaufend vergeben wird.

Wer seine Rechnungen nicht elektronisch durch eine Rechnungssoftware oder einen Online Service erstellt und verwaltet, sollte die vergebenen Rechnungsnummern in einer Datei protokollieren. Sollte es bei der Steuererklärung zu Nachfragen durch das Finanzamt kommen, kann man so sehr einfach Auskunft über die ausgestellten Rechnungen erteilen.

 

Rechnungsnummer muss eindeutig bleiben

Weiterhin gültig ist natürlich die Anforderung, dass eine Rechnungsnummer innerhalb eines Geschäftsjahrs nur einmal verwendet werden darf. Optimal ist ein Präfix vor der Rechnungsnummer. Sehr beliebt ist z.B. eine Kombination aus Jahreszahl und Rechnungsnummer, getrennt durch einen Bindestrich:

Rechnungsnummer: 2014-30

 

Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen ist in Deutschland über eine Reihe von gesetzlichen Vorgaben geregelt. Hierbei ist zunächst zu unterscheiden zwischen gewerblich Tätigen und Privatpersonen.

Aufbewahrungsfrist für Gewerbetreibende und Freiberufler

Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen aus Geschäftsvorfällen bestimmt sich in der Praxis vor allem aus den Vorgaben der AO (Abgabenordnung) und darauf aufbauend (§ 140 der AO) aus anderen gesetzlichen Vorgaben. Besonders zu nennen sind hierzu die steuerrechtlichen Festsetzungen wie sie z. B. im UStG (Umsatzsteuergesetz) geregelt sind und die - für alle Kaufleute und gewerblichen Unternehmen bindenden - Vorschriften des HGB. Aus diesen ergibt sich eine Aufbewahrungsfrist für Rechnungen von 10 Jahren. Neben diesen allgemein verbindlichen Festsetzungen können für spezielle Geschäftsbereiche auch darüber hinaus gehende Verpflichtungen gelten, die in branchenspezifischen Verordnungen und Gesetzen geregelt sind.

Aufbewahrungsfrist für Privatpersonen

Früher bestand für Privatpersonen, die lediglich über Einkünfte aus nicht selbstständiger Arbeit oder Kapitalvermögen verfügen, keine Aufbewahrungspflicht für Rechnungen. Seit der Neuregelung des § 14b Abs. 1 S. 5 Nr. 1 UStG im Jahre 2004 müssen auch Privatpersonen unter bestimmten Voraussetzungen Rechnungen aufbewahren. Nämlich immer dann, wenn sich die Rechnungen auf eine steuerpflichtige Leistung oder Werklieferung in Zusammenhang mit einem Grundstück beziehen. Darunter fallen neben allen Bauleistungen sämtliche Wartungs-, Instandhaltungs- und Reparaturarbeiten, Reinigungs- und Gartenarbeiten sowie planerische Leistungen mit Bezug auf Haus und Grundstück. Allerdings ist die vorgeschriebene Frist für Privatpersonen deutlich kürzer: Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt für Privatpersonen 2 Jahre. Verstöße dagegen hat der Gesetzgeber sogar strafbewehrt, sie können mit einem Bußgeld von bis zu 5.000 Euro geahndet werden.

Wann Sie Rechnungen auch aufbewahren sollten

Ganz unabhängig von den gesetzlichen Vorgaben kann eine längere Aufbewahrungsfrist – auch für grundstücksunabhängige Rechnungen – im Einzelfall sinnvoll sein. Etwa, wenn der Beleg sich auf eine Leistung oder Lieferung mit Gewährleistung bezieht. Und für versicherte Gegenstände können aufbewahrte Rechnungen im Schadensfall bare Münze wert sein.