Category: Tools

Speziell Freiberufler, Freelancer und kleinere Unternehmen, die Dienstleitungen nach entstandenem Aufwand abrechnen, sollten lieber früher als später über eine Form der Zeiterfassung nachdenken. Nur wer wirklich dokumentiert wie viel Zeit für eine Aufgabe benötigt wurde, kann diese auch korrekt in Rechnung stellen. Sicher funktioniert in bedingtem Maße auch ein einfacher Zettel. Das wird jedoch schnell chaotisch, vor allem dann wenn ein Projekt oder Auftrag sich über einen längeren Zeitraum erstreckt. Schnell fällt, im wahrsten Sinne des Wortes, die ein oder andere Stunde dabei unter den Tisch. Zudem baut man sich damit für zukünftige Aufwandsabschätzungen keine Übersichtliche Dokumentation auf. Wir möchten in diesem Artikel das Tool clockodo.com vorstellen, der ideale Helfer für digitale Zeiterfassung.

 

Arbeitszeiten online erfassen

Mit clockodo kann man seine Arbeitszeiten online erfassen, überall und von nahezu jeder Plattform aus. Es gibt neben einer Weboberfläche Windows, Mac OS X sowie Linux Clients. Speziell letzteres hat mir sehr gut gefallen, auch wenn ich vor längerer Zeit auf Mac OS X umgestiegen bin. Ebenfalls sehr praktisch sind die Smartphone Apps, welche sowohl für Android als auch für iOS Geräte zur Verfügung stehen. Es ist ungemein praktisch wenn man direkt nach Meetings, Telefonaten unterwegs oder Notfällen am Wochenende dezent und unkompliziert Zeiten erfassen kann. Die Anwendungen speichern die Daten alle zentral in einer Datenbank und stellen die erfassten Zeiten unmittelbar bereit.

 

Datensicherheit?

Speziell in Deutschland ist teilweise das Vertrauen in SaaS-Lösungen nicht immer vorhanden. Ein gewisses Misstrauen gegenüber Technologie, deren Kontrolle man konzeptbedingt nicht inne hat, legt sich erst nach und nach. Bei clockodo muss man sich jedoch keine Sorgen machen. Die erfassten Zeiten gehen nicht verloren. Alle Daten werden auf mehrere Server gespiegelt. Im Falle eines Serverproblems liegen diese als redundante Kopie vor. Zudem werden mehrmals täglich Backups erstellt, sodass im Falle eines ernsten Problems, wie z.B. einer Naturkatastrophe, alle Daten auch jederzeit aus einer Datensicherung wiederhergestellt werden könnten.

 

Ich möchte nicht mehr!

Ein weiteres überzeugendes Argument, das für clockodo spricht, ist die Export Funktion. Man speichert seine Daten nicht, wie bei vielen anderen SaaS Lösungen, in einer Art Blackbox aus der man sie später nur mit viel Aufwand und Mühe (manuell) wieder herausbekommt. Stattdessen kann man alle erfassten Zeiten bequem als CSV Datei exportieren. Man bindet sich durch also nicht auf ewig an ein bestimmtes System.

 

API Anbindung an Rechnungstool

Sehr komfortabel ist ebenfalls die API Anbindung an verschiedene Rechnungstools. So kann direkt über easybill.de oder fastbill.de eine Rechnung aus erfassten Zeiten erstellt und versendet werden. Manuelles kopieren, summieren und übernehmen von Zeiten entfällt. Das spart vor allem bei größeren Projekten eine Menge Zeit und macht das Leben von Selbstständigen viel einfacher. Vor allem wenn man keine Angestellten für Buchhaltung und Abrechnungen hat, ist der Vorteil enorm.

 

Fazit

Wir können Clockodo, vor allem kleinen Unternehmen und Freelancern, uneingeschränkt empfehlen. Es macht das Leben wirklich sehr viel einfacher, da man entstandene Aufwände sehr gut erfassen und auswerten kann. Selbst wenn nicht alles 1:1 abgerechnet wird, lohnt es sich für die eigene Auswertung eines Projekts einen detailierten Überblick über den zeitlichen Projektverlauf zu bekommen. Das Tool arbeitet zuverlässig und ab 5 Euro pro Monat zu einem wirklich fairen Preis zu bekommen. Klare Empfehlung: Direkt kostenlos testen oder die genauen Details in der Tour anschauen!

In der Vergangenheit habe ich mehrfach, während ich nicht in der nähe meines Büros war, Geschäftsbriefe wie Rechnungen und Mahnungen, als Brief versenden müssen. Vieles lässt sich per E-Mail abdecken, aber es gibt einfach die Situation in der es auch heute noch ein gedruckter Brief sein muss. Wer von unterwegs einen Brief versenden muss, dem empfehle ich dafür Pixelletter . Der Anbieter ermöglicht es Daten wie z.B. PDF Dokumente hochzuladen. Pixelletter kümmert sich dann darum die Briefe zu drucken, frankiert und versendet sie. Dies ist wirklich genau so einfach wie es sich anhört.

 

Billomat Integration

Auf Pixelletter bin ich durch Billomat gestossen. Bei Billomat kann man alle Rechnungen, Mahnungen, Angebote und so weiter online verwalten. Rechnungen werden heutzutage in den meisten Fällen einfach per E-Mail versandt. Allerdings bietet es sich vor allem bei Mahnungen an, diese formal per Briefpost zustellen zu lassen. Die Pixelletter Integration macht es extrem einfach. Über eine API sendet Billomat die Druckdaten und Empfängerinformationen an Pixelletter, von wo aus diese weiterbearbeitet werden. Sehr angenehm, kostengünstig und komfortabel. Wenn man nicht häufig Briefe versendet und ohnehin gerade Briefmarken zur Hand hat, viel einfacher als extra bei einer Postfiliale vorbeizuschauen.

 

Unbedingt mal anschauen: www.pixelletter.de

Bei den geschätzten Autoren des Magazins T3N wurde ein Artikel veröffentlicht, in dem insgesamt 8 verschiedene Anbieter von Online Rechnungen verglichen werden. Der Artikel bezieht sich speziell auf Freelancer und Webworker, ist aber aus meiner Sicht genauso für jeden anderen Kleinunternehmer oder Einzelkaufmann interessant. Nicht nur Freelancer schreiben Rechnungen, ohne dabei gleich die komplette Finanzbuchhaltung selbst zu verwalten.

 

Was wird vorgestellt?

Wie eingangs erwähnt, werden 8 verschiedene Anbieter von Tools für Online Rechnungen vorgestellt. Der Mix ist sehr gut gelungen und bietet eine tolle Übersicht über das aktuelle Angebot. Vorgestellt werden der Anbieter, seine speziellen Vorzüge sowie die Preisstruktur. Die Empfehlungen welche der Autor ausspricht beziehen sich auf Freelancer und Selbstständige die im Internet tätig sind (Webworker), das kann man jedoch eins zu eins auch auf andere Unternehmer, die ebenfalls eine geringere Anzahl an Kunden und monatlichen Rechnungen haben, übertragen.

 

Zum Artikel geht es hier: Online Rechnungen - 8 Anbieter im Vergleich

Rechnungen mit unserer Rechnungsvorlage schreiben ist schon eine sehr bequeme Sache. Werden jedoch viele Rechnungen geschrieben, die an unterschiedliche Kunden versendet werden, wird es auf Dauer schwer die Übersicht zu behalten. Es werden Ordner für Kunden angelegt, Unterordner für die einzelnen Jahre und alle Dokumente ziemlich verteilt gespeichert. Zudem sind Auswertungen ohne zusätzliche Software nicht möglich. Und der Kundenstamm? Der muss natürlich ebenfalls separat gepflegt werden. Richtig spannend wird es dann, wenn eine Rechnung erneut versendet werden oder zu einer alten Rechnung eine Mahnung erstellt werden soll. Da ist erneut viel Handarbeit gefordert.

Eine praktische und zugleich absolut kostengünstige Lösung dafür stellt Billomat bereit. Für Kleinunternehmer und Selbstständige mit einem kleinen bis mittleren Kundenstamm ist es die perfekte Lösung um Rechnungen, Mahnungen und Angebote zu verwalten. Und nicht nur dass, man kann direkt aus dem Webinterface heraus die Dokumente per E-Mail versenden oder den Briefversand in Auftrag geben. Alles zu wirklich fairen Preisen. Es gibt zudem ein stark skalierbares Preissystem dass mit den eigenen Anforderungen mit wächst. Und das beste: Der Einstieg ist vollkommen kostenlos.

Hier ein Video dass die Arbeit mit Billomat zeigt:

 

www.Billomat.com - jetzt kostenlos anmelden!