Grundsätzlich ist fast jeder Unternehmer dazu verpflichtet, seinen Kunden Umsatzsteuer (auch als Mehrwertsteuer bezeichnet) in Rechnung zu stellen und diese auch auf der Rechnung auszuweisen. Von der Umsatzsteuer befreit sind nur Leistungen bestimmter Berufsgruppen, beispielsweise Ärzte oder Therapeuten. Die Höhe der Umsatzsteuer bestimmt sich nach Art der Leistung und beträgt in der Regel 19%. Besondere Leistungen, wie beispielsweise Hotelübernachtungen, Zeitungen, Bücher oder viele Lebensmittel, werden mit 7% besteuert. Eine genaue Auflistung findet sich in §12 Umsatzsteuergesetz (UStG).

 

Umsatzsteuer zahlt der Endverbraucher

Grundsätzlich soll die Umsatzsteuer nur vom Endverbraucher getragen werden. Wer also als Unternehmer für seine betrieblichen Zwecke Waren oder Leistungen erwirbt, erhält die Umsatzsteuer vom Finanzamt erstattet, sofern er nicht selbst von der Umsatzsteuer befreit ist.

Entsprechend kann ein Unternehmer, der Leistungen in Rechnung stellt, die Umsatzsteuer nicht als Einnahme verbuchen, sondern muss im Zuge der Umsatzsteuervoranmeldung die eingenommene Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen. Somit stellt im Bereich der B2B-Verkäufe die Umsatzsteuer einen durchlaufenden Posten dar. Denn der gewerbliche Käufer kann – bei vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen – die auf der Rechnung aufgewiesene Umsatzsteuer mit der von ihm vereinnahmten Umsatzsteuer verrechnen, was als Vorsteuerabzug bezeichnet wird. Die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug sind in §15 UStG geregelt.
Nur Unternehmer, die selbst Umsatzsteuer für ihre Leistungen erheben und deren Jahresumsatz 17.500 EUR übersteigt sind zum Vorsteuerabzug berechtigt. Auch einige juristische Personen des öffentlichen Rechts haben unter Umständen das Recht zu Vorsteuerabzug. Kleinunternehmer sind somit nicht zum vorsteuerabzugsberechtigt. Gleiches gilt für die Berufsgruppen, die selbst keine Vorsteuer erheben dürfen.

 

Vorsteuerabzug nur im Inland

Der Vorsteuerabzug gilt nur für im Inland getätigte Geschäfte, die für den betrieblichen Gebrauch abgeschlossen werden. Kauft ein Unternehmer also Waren für den privaten Haushalt ein, muss er die Umsatzsteuer leisten und bekommt auch keine Erstattung vom Finanzamt. Eine weitere Voraussetzung für den Vorsteuerabzug ist eine ordnungsgemäße Rechnung, die den Anforderungen der §§ 14 ff. UStG genügt. Die Umsatzsteuer muss auf der Rechnung gesondert ausgewiesen werden. Dabei muss deutlich werden, welcher Umsatzsteuersatz (19% oder 7%) erhoben wurde. Der sich daraus ergebende Betrag der Umsatzsteuer muss dann noch gesondert aufgeführt werden.

In der Praxis bedeutet dies für den Unternehmer, dass er die Vorsteuer mit der Umsatzsteuer, die er selbst ans Finanzamt abführen müsste, verrechnen kann. Hat er also beispielsweise von seinen Kunden 10.000 EUR an Umsatzsteuer erhalten, kann er davon die Vorsteuer abziehen, die er selbst an einen Unternehmer gezahlt hat, beispielsweise beim Einkauf von Arbeitsmitteln. Hat er im Zuge des Einkaufs also 2.000 EUR Umsatzsteuer bezahlt, muss er nur 8.000 EUR an das Finanzamt abführen.

 

Eine hochprofessionelle Rechnung, welche Umsatzsteuer ausweist, finden Sie hier: Rechnung Inland (7% und 19% Umsatzsteuer)

Speziell Freiberufler, Freelancer und kleinere Unternehmen, die Dienstleitungen nach entstandenem Aufwand abrechnen, sollten lieber früher als später über eine Form der Zeiterfassung nachdenken. Nur wer wirklich dokumentiert wie viel Zeit für eine Aufgabe benötigt wurde, kann diese auch korrekt in Rechnung stellen. Sicher funktioniert in bedingtem Maße auch ein einfacher Zettel. Das wird jedoch schnell chaotisch, vor allem dann wenn ein Projekt oder Auftrag sich über einen längeren Zeitraum erstreckt. Schnell fällt, im wahrsten Sinne des Wortes, die ein oder andere Stunde dabei unter den Tisch. Zudem baut man sich damit für zukünftige Aufwandsabschätzungen keine Übersichtliche Dokumentation auf. Wir möchten in diesem Artikel das Tool clockodo.com vorstellen, der ideale Helfer für digitale Zeiterfassung.

 

Arbeitszeiten online erfassen

Mit clockodo kann man seine Arbeitszeiten online erfassen, überall und von nahezu jeder Plattform aus. Es gibt neben einer Weboberfläche Windows, Mac OS X sowie Linux Clients. Speziell letzteres hat mir sehr gut gefallen, auch wenn ich vor längerer Zeit auf Mac OS X umgestiegen bin. Ebenfalls sehr praktisch sind die Smartphone Apps, welche sowohl für Android als auch für iOS Geräte zur Verfügung stehen. Es ist ungemein praktisch wenn man direkt nach Meetings, Telefonaten unterwegs oder Notfällen am Wochenende dezent und unkompliziert Zeiten erfassen kann. Die Anwendungen speichern die Daten alle zentral in einer Datenbank und stellen die erfassten Zeiten unmittelbar bereit.

 

Datensicherheit?

Speziell in Deutschland ist teilweise das Vertrauen in SaaS-Lösungen nicht immer vorhanden. Ein gewisses Misstrauen gegenüber Technologie, deren Kontrolle man konzeptbedingt nicht inne hat, legt sich erst nach und nach. Bei clockodo muss man sich jedoch keine Sorgen machen. Die erfassten Zeiten gehen nicht verloren. Alle Daten werden auf mehrere Server gespiegelt. Im Falle eines Serverproblems liegen diese als redundante Kopie vor. Zudem werden mehrmals täglich Backups erstellt, sodass im Falle eines ernsten Problems, wie z.B. einer Naturkatastrophe, alle Daten auch jederzeit aus einer Datensicherung wiederhergestellt werden könnten.

 

Ich möchte nicht mehr!

Ein weiteres überzeugendes Argument, das für clockodo spricht, ist die Export Funktion. Man speichert seine Daten nicht, wie bei vielen anderen SaaS Lösungen, in einer Art Blackbox aus der man sie später nur mit viel Aufwand und Mühe (manuell) wieder herausbekommt. Stattdessen kann man alle erfassten Zeiten bequem als CSV Datei exportieren. Man bindet sich durch also nicht auf ewig an ein bestimmtes System.

 

API Anbindung an Rechnungstool

Sehr komfortabel ist ebenfalls die API Anbindung an verschiedene Rechnungstools. So kann direkt über easybill.de oder fastbill.de eine Rechnung aus erfassten Zeiten erstellt und versendet werden. Manuelles kopieren, summieren und übernehmen von Zeiten entfällt. Das spart vor allem bei größeren Projekten eine Menge Zeit und macht das Leben von Selbstständigen viel einfacher. Vor allem wenn man keine Angestellten für Buchhaltung und Abrechnungen hat, ist der Vorteil enorm.

 

Fazit

Wir können Clockodo, vor allem kleinen Unternehmen und Freelancern, uneingeschränkt empfehlen. Es macht das Leben wirklich sehr viel einfacher, da man entstandene Aufwände sehr gut erfassen und auswerten kann. Selbst wenn nicht alles 1:1 abgerechnet wird, lohnt es sich für die eigene Auswertung eines Projekts einen detailierten Überblick über den zeitlichen Projektverlauf zu bekommen. Das Tool arbeitet zuverlässig und ab 5 Euro pro Monat zu einem wirklich fairen Preis zu bekommen. Klare Empfehlung: Direkt kostenlos testen oder die genauen Details in der Tour anschauen!

Die in § 14 Abs. 4 S. 1 Nr. 4 UStG als Pflichtangabe definierte Rechnungsnummer, muss hingegen einer noch immer weit verbreiteten Meinung nicht zwingend komplett fortlaufend sein. Es ist durchaus möglich hier einzelne Zahlen auszulassen. Dies ist speziell für kleinere Unternehmen interessant. Wird die Rechnungsnummer fortlaufend vergeben, gewährt man der Konkurrenz evt. Einblick in das eigene Auftragsvolumen. Auch Kunden können sich Anhand der Rechnungsnummer so ein deutliches Bild von der eigenen Auftragslage verschaffen. Überspringt man Rechnungsnummern, wird dies deutlich schwerer. Allerdings sollte man einige Punkte beachten, um sich Rückfragen vom Finanzamt zu ersparen.

 

Rechnungsnummer sollte einem Muster folgen

Auch wenn nicht jede Rechnungsnummer im gewählten Nummernkreis genutzt wird, so sollte man dennoch bei der Vergabe der Rechnungsnummer einem Muster folgen. Wichtig ist, das es bei Betrachtung aller Rechnungen Sinn ergibt und nicht zufällig wirkt. Man sollte keinen Algorithmus dafür entwerfen oder die Abstände alternieren. Viel einfacher ist es, definierte Abstände zwischen den Rechnungsnummern zu verwenden. So könnte man z.B. Rechnungsnummern mit einem Abstand von jeweils drei Rechnungsnummern vergeben. Das erfüllt in jedem Fall den gewünschten Zweck.

Um die Verschleierung realistisch aussehen zu lassen, ist zu empfehlen immer einen ungeraden Abstand zu wählen. Arbeitet man mit einem geraden Abstand oder sogar in Zehnerschritten, fällt dies irgendwann auf. Gerade im eCommerce Bereich, in dem automatisiert Rechnungen erzeugt werden, kann dies bei Testbestellungen der Konkurrenz entdeckt werden. Auch Stammkunden würden vermutlich früher oder später das System durchschauen.

 

Muster für Rechnungsnummern dokumentieren

Das System, nach welchem die Rechnungsnummer vergeben wird, sollte im Idealfall schriftlich dokumentiert und bei den Belegen des aktuellen Geschäftsjahres aufbewahrt werden. So kann auf Nachfrage oder bei einer Prüfung des Finanzamtes unmittelbar eine entsprechende Dokumentation herausgegeben werden. Dies ist natürlich überflüssig, wenn die Rechnungsnummer fortlaufend vergeben wird.

Wer seine Rechnungen nicht elektronisch durch eine Rechnungssoftware oder einen Online Service erstellt und verwaltet, sollte die vergebenen Rechnungsnummern in einer Datei protokollieren. Sollte es bei der Steuererklärung zu Nachfragen durch das Finanzamt kommen, kann man so sehr einfach Auskunft über die ausgestellten Rechnungen erteilen.

 

Rechnungsnummer muss eindeutig bleiben

Weiterhin gültig ist natürlich die Anforderung, dass eine Rechnungsnummer innerhalb eines Geschäftsjahrs nur einmal verwendet werden darf. Optimal ist ein Präfix vor der Rechnungsnummer. Sehr beliebt ist z.B. eine Kombination aus Jahreszahl und Rechnungsnummer, getrennt durch einen Bindestrich:

Rechnungsnummer: 2014-30

 

In der Vergangenheit habe ich mehrfach, während ich nicht in der nähe meines Büros war, Geschäftsbriefe wie Rechnungen und Mahnungen, als Brief versenden müssen. Vieles lässt sich per E-Mail abdecken, aber es gibt einfach die Situation in der es auch heute noch ein gedruckter Brief sein muss. Wer von unterwegs einen Brief versenden muss, dem empfehle ich dafür Pixelletter . Der Anbieter ermöglicht es Daten wie z.B. PDF Dokumente hochzuladen. Pixelletter kümmert sich dann darum die Briefe zu drucken, frankiert und versendet sie. Dies ist wirklich genau so einfach wie es sich anhört.

 

Billomat Integration

Auf Pixelletter bin ich durch Billomat gestossen. Bei Billomat kann man alle Rechnungen, Mahnungen, Angebote und so weiter online verwalten. Rechnungen werden heutzutage in den meisten Fällen einfach per E-Mail versandt. Allerdings bietet es sich vor allem bei Mahnungen an, diese formal per Briefpost zustellen zu lassen. Die Pixelletter Integration macht es extrem einfach. Über eine API sendet Billomat die Druckdaten und Empfängerinformationen an Pixelletter, von wo aus diese weiterbearbeitet werden. Sehr angenehm, kostengünstig und komfortabel. Wenn man nicht häufig Briefe versendet und ohnehin gerade Briefmarken zur Hand hat, viel einfacher als extra bei einer Postfiliale vorbeizuschauen.

 

Unbedingt mal anschauen: www.pixelletter.de

Bei der Proforma Rechnung handelt es sich um eine Art des Belegs, der über den Wert einer Ware informiert, im Gegensatz zur Handelsrechnung jedoch keine Zahlungsaufforderung an den Empfänger darstellt. Oft wird sie auch als Nachweis für die verbindliche Übereinkunft von Händler und Käufer über den Erwerb einer Ware zu bestimmten Konditionen genutzt. Im Internationalen Handel wird sie unter ihrem englischen Namen “Pro-forma-Invoice“ benutzt und ist mit diesem zu kennzeichnen.

 

Verwendung der Proforma Rechnung

Häufig findet sie Verwendung als Beleg für verschiedenste Warensendungen, bei denen dem Kunden keine Kosten erhoben werden. Ein Beispiel hierfür sind Sendungen, die kostenfreie Muster beinhalten. Des Weiteren liegt der Ersatzware in Garantiefällen eine neue Rechnung bei, obwohl dem Empfänger keine Kosten für den Ersatz entstehen. Sollte ein Austausch nicht nötig sein, sondern eine Reparatur innerhalb der Garantiezeit ausreichen, wird dennoch ein Beleg über die ausgeführte Dienstleistung ausgestellt. Diese Rechnungen erweisen sich auch im Versicherungswesen als notwendig. In Versicherungsfällen wird kaum ein Anbieter einen Schaden ohne entsprechenden Beleg über Wert der Ware und Kostenvoranschlag der Reparatur übernehmen.

Auch für Rückerstattungen durch Dritte ist eine solche Rechnung wichtig. Wenn zum Beispiel eine Firma ihren Mitarbeitern die Kosten für Arbeitskleidung erstattet, wird für diese ein Beleg über den Preis mit der Kennzeichnung als Arbeitskleidung benötigt. Selbst im Steuerwesen findet die Proforma Rechnung Anwendung. So können zum Beispiel bei Handwerkerrechnungen zwar nicht die benötigten Materialien, dafür aber die vollbrachten Dienstleistungen von der Steuer abgesetzt werden. In diesem Fall wird selbstverständlich ein entsprechender Beleg benötigt, der beides klar voneinander trennt und entsprechende Auskunft über den Wert der erbrachten Dienstleistung gibt.

Eine weitere Verwendungsmöglichkeit findet sich bei kostenlosen Leistungen. Bei Telefon- und Internetverträgen werden die benötigte Hardware und deren Installation oft ohne Aufpreis angeboten. Dennoch muss ein Beleg für den Erhalt der Ware und der damit verbundenen Installation ausgestellt werden.

 

Proforma Rechnung beim In- und Export

Beim In- und Export von Sendungen sind Proforma Rechnungen ebenfalls von großer Bedeutung. Ware muss ab einem bestimmten Wert verzollt werden. Deshalb ist es wichtig, diese mit einem entsprechenden Nachweis über den Warenwert zum Zweck der steuer- und zollrechtlichen Feststellung zu kennzeichnen. In vielen Ländern ist es sogar Pflicht, jede Sendung mit einem Beleg über den Wert der enthaltenen Ware zu versehen. Dementsprechend sind Proforma Rechnungen in diesen Fällen unabdingbar. Selbst wenn die Ware nicht verkauft, sondern nur zur vorübergehenden Nutzung ins Ausland versandt wird, muss ihrer Sendung ein Nachweis über den Wert beiliegen. Darüber hinaus erwarten diverse im Ausland gelegene Abnehmer eine Proforma Rechnung als Angebot. Diese ist für die Zuteilung von Devisen, sowie die Eröffnung eines Akkreditivs und die Vergabe einer Importlizenz notwendig.

 

Vorabkopie der entgültigen Rechnung

Die Proforma Rechnung findet häufig als Vorabkopie der endgültigen Rechnung Verwendung. Auf dieser finden sich dann zumeist Kontodaten und Anschrift des Absenders zusammen mit der exakten Warenbezeichnung, deren Wert, Liefer- und Zahlungsbedingungen, sowie der Adresse des Empfängers und kann als bindende Übereinstimmung von Käufer und Verkäufer angesehen werden, wodurch sie als Auftragsbestätigung genutzt werden kann und diese auch häufig ersetzt.
Der in diesem Fall angegebene Warenwert muss jedoch nicht mit dem endgültigen Preis übereinstimmen, sondern kann sich bis zum endgültigen Verkaufsabschluss noch ändern.

Bei den geschätzten Autoren des Magazins T3N wurde ein Artikel veröffentlicht, in dem insgesamt 8 verschiedene Anbieter von Online Rechnungen verglichen werden. Der Artikel bezieht sich speziell auf Freelancer und Webworker, ist aber aus meiner Sicht genauso für jeden anderen Kleinunternehmer oder Einzelkaufmann interessant. Nicht nur Freelancer schreiben Rechnungen, ohne dabei gleich die komplette Finanzbuchhaltung selbst zu verwalten.

 

Was wird vorgestellt?

Wie eingangs erwähnt, werden 8 verschiedene Anbieter von Tools für Online Rechnungen vorgestellt. Der Mix ist sehr gut gelungen und bietet eine tolle Übersicht über das aktuelle Angebot. Vorgestellt werden der Anbieter, seine speziellen Vorzüge sowie die Preisstruktur. Die Empfehlungen welche der Autor ausspricht beziehen sich auf Freelancer und Selbstständige die im Internet tätig sind (Webworker), das kann man jedoch eins zu eins auch auf andere Unternehmer, die ebenfalls eine geringere Anzahl an Kunden und monatlichen Rechnungen haben, übertragen.

 

Zum Artikel geht es hier: Online Rechnungen - 8 Anbieter im Vergleich

In der heutigen Zeit hat die Digitalisierung auch das Rechnungswesen erreicht. Bisher dominierten Papierrechnungen. Derzeit gibt es allerdings elektronische Rechnungen, bei denen es trotz allem viel zu beachten gibt. Das Versenden und Empfangen ist heutzutage üblich geworden. Schließlich spart dieses Verfahren nicht nur Porto, Druck und Papier, sondern auch einen erheblichen Zeitaufwand, so dass die allgemeinen Arbeitsprozesse optimiert werden können.

Wichtig ist es, dass bestimmte Pflichtangaben auf der elektronischen Rechnung vorhanden sein müssen. Zum einen muss der Rechnungsempfänger damit einverstanden sein, eine Rechnung in dieser Form zu erhalten. Zusätzlich muss die Echtheit bewiesen werden. Das bedeutet dass eine zusätzliche elektronische Signatur des Rechnungsstellers vorhanden sein sollte. Unabhängig welches Verfahren in dem Fall gewählt wird ist es wichtig, dass die Lesbarkeit und Aufbewahrungspflicht von einer elektronischen Rechnung zehn Jahre beträgt.

Die DATEV hat in dem Bereich viele Vorteile angeboten. Mit einem dazu gehörigen Programm bekommt man die Möglichkeit, elektronische Rechnungen zu empfangen und vor allem auch Belege zu verwalten. Mittlerweile gibt es sogar die Möglichkeit, die Rechnungen direkt mit einem EPost Verfahren zu versenden. Die Digitalisierung hat sich in den letzten Jahren so gut entwickelt, dass fast alles nur noch über das Internet verläuft. Die Elektronische Rechnung ist daher eine sehr gute Alternative, um nicht nur Zeit, sondern auch Geld zu sparen. Zusätzlich spart man sich den gesamten Postweg und kann in seinem Mail Postfach immer wieder auf die gesendeten und empfangenen Rechnungen zurückgreifen.

Die elektronische Rechnung ist daher ein einfacher und vor allem sicherer Weg, um Rechnungen zu versenden. Natürlich sollte man die Pflichtangaben einhalten, damit es auch bei einer Nichtzahlung Seiten des Kunden zu einer gewissen Absicherung kommt. Mit einer Signatur oder einer Unterschrift kann man hierbei schon die Beweislage einreichen.

Des Weiteren ist es auch wichtig, alle Daten auf der Rechnung zusammen zu fassen. Es gibt schließlich keine Mindestseitenanzahl bei Rechnungen, so dass diese sogar mehrere Seiten betragen darf.

Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen ist in Deutschland über eine Reihe von gesetzlichen Vorgaben geregelt. Hierbei ist zunächst zu unterscheiden zwischen gewerblich Tätigen und Privatpersonen.

Aufbewahrungsfrist für Gewerbetreibende und Freiberufler

Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen aus Geschäftsvorfällen bestimmt sich in der Praxis vor allem aus den Vorgaben der AO (Abgabenordnung) und darauf aufbauend (§ 140 der AO) aus anderen gesetzlichen Vorgaben. Besonders zu nennen sind hierzu die steuerrechtlichen Festsetzungen wie sie z. B. im UStG (Umsatzsteuergesetz) geregelt sind und die - für alle Kaufleute und gewerblichen Unternehmen bindenden - Vorschriften des HGB. Aus diesen ergibt sich eine Aufbewahrungsfrist für Rechnungen von 10 Jahren. Neben diesen allgemein verbindlichen Festsetzungen können für spezielle Geschäftsbereiche auch darüber hinaus gehende Verpflichtungen gelten, die in branchenspezifischen Verordnungen und Gesetzen geregelt sind.

Aufbewahrungsfrist für Privatpersonen

Früher bestand für Privatpersonen, die lediglich über Einkünfte aus nicht selbstständiger Arbeit oder Kapitalvermögen verfügen, keine Aufbewahrungspflicht für Rechnungen. Seit der Neuregelung des § 14b Abs. 1 S. 5 Nr. 1 UStG im Jahre 2004 müssen auch Privatpersonen unter bestimmten Voraussetzungen Rechnungen aufbewahren. Nämlich immer dann, wenn sich die Rechnungen auf eine steuerpflichtige Leistung oder Werklieferung in Zusammenhang mit einem Grundstück beziehen. Darunter fallen neben allen Bauleistungen sämtliche Wartungs-, Instandhaltungs- und Reparaturarbeiten, Reinigungs- und Gartenarbeiten sowie planerische Leistungen mit Bezug auf Haus und Grundstück. Allerdings ist die vorgeschriebene Frist für Privatpersonen deutlich kürzer: Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt für Privatpersonen 2 Jahre. Verstöße dagegen hat der Gesetzgeber sogar strafbewehrt, sie können mit einem Bußgeld von bis zu 5.000 Euro geahndet werden.

Wann Sie Rechnungen auch aufbewahren sollten

Ganz unabhängig von den gesetzlichen Vorgaben kann eine längere Aufbewahrungsfrist – auch für grundstücksunabhängige Rechnungen – im Einzelfall sinnvoll sein. Etwa, wenn der Beleg sich auf eine Leistung oder Lieferung mit Gewährleistung bezieht. Und für versicherte Gegenstände können aufbewahrte Rechnungen im Schadensfall bare Münze wert sein.

Wenn ein Unternehmen gute Arbeit leistet, entstehen mit zufriedenen Kunden längerfristige Geschäftsbeziehungen. Man lernt sich im Laufe der Zeit besser kennen. Ein Vertrauensverhältnis entwickelt sich. Hier bietet es sich an mit dem Kunden eine monatliche Abrechnung abzustimmen. So muss bei kleineren Arbeiten und Aufträgen, die im Rahmen von wenigen Stunden Aufwand liegen, nicht immer gleich eine Rechnung geschrieben werden muss. Das spart allen beteiligten Arbeit, da viel weniger Rechnungen geschrieben und verbucht werden müssen.

 

Kundenbindung stärken

Es bietet sich an in einem Gespräch über dass Abrechnungsmodell dem Kunden ohne explizite Nachfrage ein wenig entgegen zu kommen. Man kann z.B. anbieten dass bei einer bestimmten Menge geleisteter Stunden der Stundensatz etwas günstig wird. Ziel ist es dabei, fester Ansprechpartner für bestimmte Aufgabenbereiche zu werden. Die minimalen Rabatte beim Stundensatz holt man sich durch gesparte Zeit wieder, da man weniger nach Neukunden sucht. Zudem sollte man ohnehin immer einen kleinen Puffer im Stundensatz einkalkulieren, da es häufig zu Verhandlungen darüber kommt.

 

Aufgaben- und Zeiterfassung

Am besten funktioniert im Dienstleistungssektor eine monatliche Abrechnung, wenn es eine Zeiterfassung und ein Ticketsystem gibt. Der Kunde hat Zugriff auf dass Ticketsystem und kann den genauen Stand aller Aufträge einsehen, selbstständig neue Aufträge hinterlegen, kann Prioritäten festlegen und auch einzelne Aufgaben kommentieren. Optimal ist es, wenn dann vor Beginn der Arbeiten jeweils eine Aufwandsabschätzung im Ticket hinterlegt wird. Der Kunde weiß dann genau welche Kosten entstehen. Es kommt nicht erst am Ende des Monats eine unerwartete Rechnung. So beugt man aktiv Problemen vor.

Die geleisteten Arbeitsstunden trägt man dann entweder immer direkt in einer Rechnung ein, die am Ende des Monats verschickt werden muss, oder erfasst Zeiten in einer Zeiterfassung. Dazu bietet sich z.B. mite an. Einmal im Monat wird dann ausgewertet für welchen Kunden wieviel Zeit verbraucht wurde, und die Rechnungen erstellt. Hier ist wichtig dass der Bezug zu den Tickets erhalten bleibt. So kann der Kunde oder die Buchhaltung selbstständig die entstandenen Kosten abgleichen.

Wird ein größeres Projekt in Angriff genommen, werden vorab Angebote geschrieben. Der Kunde holt in der Regel mehrere Angebote ein, um verschiedene Anbieter am Markt zu vergleichen. In den Angebotsschreiben werden oft bereits Zwischenschritte, die sogenannten Milestones, in Abstimmung mit dem Kunden definiert. Ist ein solcher Zwischenschritt erreicht, wird eine Abschlagszahlungen fällig. Bei umfangreicheren Projekten, die sich über einen längeren Zeitraum erstrecken, würde es sonst für den Dienstleister zu einem längeren Ausfall von Zahlungen kommen, je nach Projekt vielleicht sogar über Monate.

Dies ist für die Bilanz nicht unbedingt gut. Außerdem leidet, je nach Größe des Unternehmens die Liquidität. Bei einem großen Projekt führt es mindestens zu einem Engpass. Für den Kunden ist es unter umständen ebenfalls unangenehm. Sicher kann er die vereinbarte Summe während das Projekt läuft "zur Seite" legen, muss dann jedoch einmalig eine hohe Summe zahlen. Auch dies sieht in der Bilanz evt. schlechter aus als mehrere kleine Rechnungen. Zudem besteht die Gefahr, auch wenn dies nicht so sein sollte, dass der Dienstleister vielleicht hier und da Abstriche macht um schneller wieder an Geld zu kommen.

 

Kleine Abschläge für große Summen

Um den oben genannten Problemen und Unannehmlichkeiten aus dem Weg zu gehen, einigt man sich bei umfangreicheren Projekten oft auf Abschlagszahlungen. Es wird vom Kunden eine Anzahlung bei Projektstart geleistet. Die erste Phase der Entwicklung ist damit finanziert. Sollte es zu einem unerwarteten Abbruch des Projekts kommen, wird dem Kunden üblicherweise die geleistete Arbeit übergeben. Immerhin hat er mit der Anzahlung dafür bereits bezahlt. Ein marktüblicher Wert für die Anzahlung, also den ersten Abschlag, liegt meist zwischen 30-40%, ganz nach Umfang und Höhe des Angebots.

 

Zwischenschritte finanzieren: Die Milestones

Die Höhe der weiteren Abschlagszahlungen hängt vom Umfang des Projekts und der Höhe der Anzahlung ab. In der Praxis funktioniert bei mittelgroßen Projekten die über einen Zeitraum von etwa 2-3 Monaten laufen, eine 40/40/20 Staffelung sehr gut. Das bedeutet, bei Arbeitsbeginn gibt es eine Anzahlung über 40%. Sobald ein definierter Zwischenschritt erreicht wurde, der etwa die Hälfte des Projekts markiert, werden weitere 40% Abschlag fällig. Die letzten 20% werden dann gezahlt wenn das Projekt umgesetzt wurde.

Arbeitet man an größeren Softwareprojekten können natürlich auch mehr Zwischenschritte bzw. Milestones definiert werden. In dem Fall verringert man einfach die Anzahlung auf 30% und definiert zwei Milestones bei denen jeweils wieder 30% fällig werden. Die Abschlusssumme bei Projektende beträgt dann noch 10%.