Author: jbrinkmann

Bei der Proforma Rechnung handelt es sich um eine Art des Belegs, der über den Wert einer Ware informiert, im Gegensatz zur Handelsrechnung jedoch keine Zahlungsaufforderung an den Empfänger darstellt. Oft wird sie auch als Nachweis für die verbindliche Übereinkunft von Händler und Käufer über den Erwerb einer Ware zu bestimmten Konditionen genutzt. Im Internationalen Handel wird sie unter ihrem englischen Namen “Pro-forma-Invoice“ benutzt und ist mit diesem zu kennzeichnen.

Verwendung der Proforma Rechnung

Häufig findet sie Verwendung als Beleg für verschiedenste Warensendungen, bei denen dem Kunden keine Kosten erhoben werden. Ein Beispiel hierfür sind Sendungen, die kostenfreie Muster beinhalten. Des Weiteren liegt der Ersatzware in Garantiefällen eine neue Rechnung bei, obwohl dem Empfänger keine Kosten für den Ersatz entstehen. Sollte ein Austausch nicht nötig sein, sondern eine Reparatur innerhalb der Garantiezeit ausreichen, wird dennoch ein Beleg über die ausgeführte Dienstleistung ausgestellt. Diese Rechnungen erweisen sich auch im Versicherungswesen als notwendig. In Versicherungsfällen wird kaum ein Anbieter einen Schaden ohne entsprechenden Beleg über Wert der Ware und Kostenvoranschlag der Reparatur übernehmen.

Auch für Rückerstattungen durch Dritte ist eine solche Rechnung wichtig. Wenn zum Beispiel eine Firma ihren Mitarbeitern die Kosten für Arbeitskleidung erstattet, wird für diese ein Beleg über den Preis mit der Kennzeichnung als Arbeitskleidung benötigt. Selbst im Steuerwesen findet die Proforma Rechnung Anwendung. So können zum Beispiel bei Handwerkerrechnungen zwar nicht die benötigten Materialien, dafür aber die vollbrachten Dienstleistungen von der Steuer abgesetzt werden. In diesem Fall wird selbstverständlich ein entsprechender Beleg benötigt, der beides klar voneinander trennt und entsprechende Auskunft über den Wert der erbrachten Dienstleistung gibt.

Eine weitere Verwendungsmöglichkeit findet sich bei kostenlosen Leistungen. Bei Telefon- und Internetverträgen werden die benötigte Hardware und deren Installation oft ohne Aufpreis angeboten. Dennoch muss ein Beleg für den Erhalt der Ware und der damit verbundenen Installation ausgestellt werden.

Proforma Rechnung beim In- und Export

Beim In- und Export von Sendungen sind Proforma Rechnungen ebenfalls von großer Bedeutung. Ware muss ab einem bestimmten Wert verzollt werden. Deshalb ist es wichtig, diese mit einem entsprechenden Nachweis über den Warenwert zum Zweck der steuer- und zollrechtlichen Feststellung zu kennzeichnen. In vielen Ländern ist es sogar Pflicht, jede Sendung mit einem Beleg über den Wert der enthaltenen Ware zu versehen. Dementsprechend sind Proforma Rechnungen in diesen Fällen unabdingbar. Selbst wenn die Ware nicht verkauft, sondern nur zur vorübergehenden Nutzung ins Ausland versandt wird, muss ihrer Sendung ein Nachweis über den Wert beiliegen. Darüber hinaus erwarten diverse im Ausland gelegene Abnehmer eine Proforma Rechnung als Angebot. Diese ist für die Zuteilung von Devisen, sowie die Eröffnung eines Akkreditivs und die Vergabe einer Importlizenz notwendig.

Vorabkopie der entgültigen Rechnung

Die Proforma Rechnung findet häufig als Vorabkopie der endgültigen Rechnung Verwendung. Auf dieser finden sich dann zumeist Kontodaten und Anschrift des Absenders zusammen mit der exakten Warenbezeichnung, deren Wert, Liefer- und Zahlungsbedingungen, sowie der Adresse des Empfängers und kann als bindende Übereinstimmung von Käufer und Verkäufer angesehen werden, wodurch sie als Auftragsbestätigung genutzt werden kann und diese auch häufig ersetzt.
Der in diesem Fall angegebene Warenwert muss jedoch nicht mit dem endgültigen Preis übereinstimmen, sondern kann sich bis zum endgültigen Verkaufsabschluss noch ändern.

In der heutigen Zeit hat die Digitalisierung auch das Rechnungswesen erreicht. Bisher dominierten Papierrechnungen. Derzeit gibt es allerdings elektronische Rechnungen, bei denen es trotz allem viel zu beachten gibt. Das Versenden und Empfangen ist heutzutage üblich geworden. Schließlich spart dieses Verfahren nicht nur Porto, Druck und Papier, sondern auch einen erheblichen Zeitaufwand, so dass die allgemeinen Arbeitsprozesse optimiert werden können.

Wichtig ist es, dass bestimmte Pflichtangaben auf der elektronischen Rechnung vorhanden sein müssen. Zum einen muss der Rechnungsempfänger damit einverstanden sein, eine Rechnung in dieser Form zu erhalten. Zusätzlich muss die Echtheit bewiesen werden. Das bedeutet dass eine zusätzliche elektronische Signatur des Rechnungsstellers vorhanden sein sollte. Unabhängig welches Verfahren in dem Fall gewählt wird ist es wichtig, dass die Lesbarkeit und Aufbewahrungspflicht von einer elektronischen Rechnung zehn Jahre beträgt.

Die DATEV hat in dem Bereich viele Vorteile angeboten. Mit einem dazu gehörigen Programm bekommt man die Möglichkeit, elektronische Rechnungen zu empfangen und vor allem auch Belege zu verwalten. Mittlerweile gibt es sogar die Möglichkeit, die Rechnungen direkt mit einem EPost Verfahren zu versenden. Die Digitalisierung hat sich in den letzten Jahren so gut entwickelt, dass fast alles nur noch über das Internet verläuft. Die Elektronische Rechnung ist daher eine sehr gute Alternative, um nicht nur Zeit, sondern auch Geld zu sparen. Zusätzlich spart man sich den gesamten Postweg und kann in seinem Mail Postfach immer wieder auf die gesendeten und empfangenen Rechnungen zurückgreifen.

Die elektronische Rechnung ist daher ein einfacher und vor allem sicherer Weg, um Rechnungen zu versenden. Natürlich sollte man die Pflichtangaben einhalten, damit es auch bei einer Nichtzahlung Seiten des Kunden zu einer gewissen Absicherung kommt. Mit einer Signatur oder einer Unterschrift kann man hierbei schon die Beweislage einreichen.

Des Weiteren ist es auch wichtig, alle Daten auf der Rechnung zusammen zu fassen. Es gibt schließlich keine Mindestseitenanzahl bei Rechnungen, so dass diese sogar mehrere Seiten betragen darf.

Wenn ein Unternehmen gute Arbeit leistet, entstehen mit zufriedenen Kunden längerfristige Geschäftsbeziehungen. Man lernt sich im Laufe der Zeit besser kennen. Ein Vertrauensverhältnis entwickelt sich. Hier bietet es sich an mit dem Kunden eine monatliche Abrechnung abzustimmen. So muss bei kleineren Arbeiten und Aufträgen, die im Rahmen von wenigen Stunden Aufwand liegen, nicht immer gleich eine Rechnung geschrieben werden muss. Das spart allen beteiligten Arbeit, da viel weniger Rechnungen geschrieben und verbucht werden müssen.

Kundenbindung stärken

Es bietet sich an in einem Gespräch über dass Abrechnungsmodell dem Kunden ohne explizite Nachfrage ein wenig entgegen zu kommen. Man kann z.B. anbieten dass bei einer bestimmten Menge geleisteter Stunden der Stundensatz etwas günstig wird. Ziel ist es dabei, fester Ansprechpartner für bestimmte Aufgabenbereiche zu werden. Die minimalen Rabatte beim Stundensatz holt man sich durch gesparte Zeit wieder, da man weniger nach Neukunden sucht. Zudem sollte man ohnehin immer einen kleinen Puffer im Stundensatz einkalkulieren, da es häufig zu Verhandlungen darüber kommt.

Aufgaben- und Zeiterfassung

Am besten funktioniert im Dienstleistungssektor eine monatliche Abrechnung, wenn es eine Zeiterfassung und ein Ticketsystem gibt. Der Kunde hat Zugriff auf dass Ticketsystem und kann den genauen Stand aller Aufträge einsehen, selbstständig neue Aufträge hinterlegen, kann Prioritäten festlegen und auch einzelne Aufgaben kommentieren. Optimal ist es, wenn dann vor Beginn der Arbeiten jeweils eine Aufwandsabschätzung im Ticket hinterlegt wird. Der Kunde weiß dann genau welche Kosten entstehen. Es kommt nicht erst am Ende des Monats eine unerwartete Rechnung. So beugt man aktiv Problemen vor.

Die geleisteten Arbeitsstunden trägt man dann entweder immer direkt in einer Rechnung ein, die am Ende des Monats verschickt werden muss, oder erfasst Zeiten in einer Zeiterfassung. Dazu bietet sich z.B. mite an. Einmal im Monat wird dann ausgewertet für welchen Kunden wieviel Zeit verbraucht wurde, und die Rechnungen erstellt. Hier ist wichtig dass der Bezug zu den Tickets erhalten bleibt. So kann der Kunde oder die Buchhaltung selbstständig die entstandenen Kosten abgleichen.

Wird ein größeres Projekt in Angriff genommen, werden vorab Angebote geschrieben. Der Kunde holt in der Regel mehrere Angebote ein, um verschiedene Anbieter am Markt zu vergleichen. In den Angebotsschreiben werden oft bereits Zwischenschritte, die sogenannten Milestones, in Abstimmung mit dem Kunden definiert. Ist ein solcher Zwischenschritt erreicht, wird eine Abschlagszahlungen fällig. Bei umfangreicheren Projekten, die sich über einen längeren Zeitraum erstrecken, würde es sonst für den Dienstleister zu einem längeren Ausfall von Zahlungen kommen, je nach Projekt vielleicht sogar über Monate.

Dies ist für die Bilanz nicht unbedingt gut. Außerdem leidet, je nach Größe des Unternehmens die Liquidität. Bei einem großen Projekt führt es mindestens zu einem Engpass. Für den Kunden ist es unter umständen ebenfalls unangenehm. Sicher kann er die vereinbarte Summe während das Projekt läuft "zur Seite" legen, muss dann jedoch einmalig eine hohe Summe zahlen. Auch dies sieht in der Bilanz evt. schlechter aus als mehrere kleine Rechnungen. Zudem besteht die Gefahr, auch wenn dies nicht so sein sollte, dass der Dienstleister vielleicht hier und da Abstriche macht um schneller wieder an Geld zu kommen.

Kleine Abschläge für große Summen

Um den oben genannten Problemen und Unannehmlichkeiten aus dem Weg zu gehen, einigt man sich bei umfangreicheren Projekten oft auf Abschlagszahlungen. Es wird vom Kunden eine Anzahlung bei Projektstart geleistet. Die erste Phase der Entwicklung ist damit finanziert. Sollte es zu einem unerwarteten Abbruch des Projekts kommen, wird dem Kunden üblicherweise die geleistete Arbeit übergeben. Immerhin hat er mit der Anzahlung dafür bereits bezahlt. Ein marktüblicher Wert für die Anzahlung, also den ersten Abschlag, liegt meist zwischen 30-40%, ganz nach Umfang und Höhe des Angebots.

Zwischenschritte finanzieren: Die Milestones

Die Höhe der weiteren Abschlagszahlungen hängt vom Umfang des Projekts und der Höhe der Anzahlung ab. In der Praxis funktioniert bei mittelgroßen Projekten die über einen Zeitraum von etwa 2-3 Monaten laufen, eine 40/40/20 Staffelung sehr gut. Das bedeutet, bei Arbeitsbeginn gibt es eine Anzahlung über 40%. Sobald ein definierter Zwischenschritt erreicht wurde, der etwa die Hälfte des Projekts markiert, werden weitere 40% Abschlag fällig. Die letzten 20% werden dann gezahlt wenn das Projekt umgesetzt wurde.

Arbeitet man an größeren Softwareprojekten können natürlich auch mehr Zwischenschritte bzw. Milestones definiert werden. In dem Fall verringert man einfach die Anzahlung auf 30% und definiert zwei Milestones bei denen jeweils wieder 30% fällig werden. Die Abschlusssumme bei Projektende beträgt dann noch 10%.