Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen ist in Deutschland über eine Reihe von gesetzlichen Vorgaben geregelt. Hierbei ist zunächst zu unterscheiden zwischen gewerblich Tätigen und Privatpersonen.
Aufbewahrungsfrist für Gewerbetreibende und Freiberufler
Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen aus Geschäftsvorfällen bestimmt sich in der Praxis vor allem aus den Vorgaben der AO (Abgabenordnung) und darauf aufbauend (§ 140 der AO) aus anderen gesetzlichen Vorgaben. Besonders zu nennen sind hierzu die steuerrechtlichen Festsetzungen wie sie z. B. im UStG (Umsatzsteuergesetz) geregelt sind und die - für alle Kaufleute und gewerblichen Unternehmen bindenden - Vorschriften des HGB. Aus diesen ergibt sich eine Aufbewahrungsfrist für Rechnungen von 10 Jahren. Neben diesen allgemein verbindlichen Festsetzungen können für spezielle Geschäftsbereiche auch darüber hinaus gehende Verpflichtungen gelten, die in branchenspezifischen Verordnungen und Gesetzen geregelt sind.
Aufbewahrungsfrist für Privatpersonen
Früher bestand für Privatpersonen, die lediglich über Einkünfte aus nicht selbstständiger Arbeit oder Kapitalvermögen verfügen, keine Aufbewahrungspflicht für Rechnungen. Seit der Neuregelung des § 14b Abs. 1 S. 5 Nr. 1 UStG im Jahre 2004 müssen auch Privatpersonen unter bestimmten Voraussetzungen Rechnungen aufbewahren. Nämlich immer dann, wenn sich die Rechnungen auf eine steuerpflichtige Leistung oder Werklieferung in Zusammenhang mit einem Grundstück beziehen. Darunter fallen neben allen Bauleistungen sämtliche Wartungs-, Instandhaltungs- und Reparaturarbeiten, Reinigungs- und Gartenarbeiten sowie planerische Leistungen mit Bezug auf Haus und Grundstück. Allerdings ist die vorgeschriebene Frist für Privatpersonen deutlich kürzer: Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt für Privatpersonen 2 Jahre. Verstöße dagegen hat der Gesetzgeber sogar strafbewehrt, sie können mit einem Bußgeld von bis zu 5.000 Euro geahndet werden.
Wann Sie Rechnungen auch aufbewahren sollten
Ganz unabhängig von den gesetzlichen Vorgaben kann eine längere Aufbewahrungsfrist – auch für grundstücksunabhängige Rechnungen – im Einzelfall sinnvoll sein. Etwa, wenn der Beleg sich auf eine Leistung oder Lieferung mit Gewährleistung bezieht. Und für versicherte Gegenstände können aufbewahrte Rechnungen im Schadensfall bare Münze wert sein.