Bei der Proforma Rechnung handelt es sich um eine Art des Belegs, der über den Wert einer Ware informiert, im Gegensatz zur Handelsrechnung jedoch keine Zahlungsaufforderung an den Empfänger darstellt. Oft wird sie auch als Nachweis für die verbindliche Übereinkunft von Händler und Käufer über den Erwerb einer Ware zu bestimmten Konditionen genutzt. Im Internationalen Handel wird sie unter ihrem englischen Namen “Pro-forma-Invoice“ benutzt und ist mit diesem zu kennzeichnen.
Verwendung der Proforma Rechnung
Häufig findet sie Verwendung als Beleg für verschiedenste Warensendungen, bei denen dem Kunden keine Kosten erhoben werden. Ein Beispiel hierfür sind Sendungen, die kostenfreie Muster beinhalten. Des Weiteren liegt der Ersatzware in Garantiefällen eine neue Rechnung bei, obwohl dem Empfänger keine Kosten für den Ersatz entstehen. Sollte ein Austausch nicht nötig sein, sondern eine Reparatur innerhalb der Garantiezeit ausreichen, wird dennoch ein Beleg über die ausgeführte Dienstleistung ausgestellt. Diese Rechnungen erweisen sich auch im Versicherungswesen als notwendig. In Versicherungsfällen wird kaum ein Anbieter einen Schaden ohne entsprechenden Beleg über Wert der Ware und Kostenvoranschlag der Reparatur übernehmen.
Auch für Rückerstattungen durch Dritte ist eine solche Rechnung wichtig. Wenn zum Beispiel eine Firma ihren Mitarbeitern die Kosten für Arbeitskleidung erstattet, wird für diese ein Beleg über den Preis mit der Kennzeichnung als Arbeitskleidung benötigt. Selbst im Steuerwesen findet die Proforma Rechnung Anwendung. So können zum Beispiel bei Handwerkerrechnungen zwar nicht die benötigten Materialien, dafür aber die vollbrachten Dienstleistungen von der Steuer abgesetzt werden. In diesem Fall wird selbstverständlich ein entsprechender Beleg benötigt, der beides klar voneinander trennt und entsprechende Auskunft über den Wert der erbrachten Dienstleistung gibt.
Eine weitere Verwendungsmöglichkeit findet sich bei kostenlosen Leistungen. Bei Telefon- und Internetverträgen werden die benötigte Hardware und deren Installation oft ohne Aufpreis angeboten. Dennoch muss ein Beleg für den Erhalt der Ware und der damit verbundenen Installation ausgestellt werden.
Proforma Rechnung beim In- und Export
Beim In- und Export von Sendungen sind Proforma Rechnungen ebenfalls von großer Bedeutung. Ware muss ab einem bestimmten Wert verzollt werden. Deshalb ist es wichtig, diese mit einem entsprechenden Nachweis über den Warenwert zum Zweck der steuer- und zollrechtlichen Feststellung zu kennzeichnen. In vielen Ländern ist es sogar Pflicht, jede Sendung mit einem Beleg über den Wert der enthaltenen Ware zu versehen. Dementsprechend sind Proforma Rechnungen in diesen Fällen unabdingbar. Selbst wenn die Ware nicht verkauft, sondern nur zur vorübergehenden Nutzung ins Ausland versandt wird, muss ihrer Sendung ein Nachweis über den Wert beiliegen. Darüber hinaus erwarten diverse im Ausland gelegene Abnehmer eine Proforma Rechnung als Angebot. Diese ist für die Zuteilung von Devisen, sowie die Eröffnung eines Akkreditivs und die Vergabe einer Importlizenz notwendig.
Vorabkopie der entgültigen Rechnung
Die Proforma Rechnung findet häufig als Vorabkopie der endgültigen Rechnung Verwendung. Auf dieser finden sich dann zumeist Kontodaten und Anschrift des Absenders zusammen mit der exakten Warenbezeichnung, deren Wert, Liefer- und Zahlungsbedingungen, sowie der Adresse des Empfängers und kann als bindende Übereinstimmung von Käufer und Verkäufer angesehen werden, wodurch sie als Auftragsbestätigung genutzt werden kann und diese auch häufig ersetzt.
Der in diesem Fall angegebene Warenwert muss jedoch nicht mit dem endgültigen Preis übereinstimmen, sondern kann sich bis zum endgültigen Verkaufsabschluss noch ändern.