Grundsätzlich ist fast jeder Unternehmer dazu verpflichtet, seinen Kunden Umsatzsteuer (auch als Mehrwertsteuer bezeichnet) in Rechnung zu stellen und diese auch auf der Rechnung auszuweisen. Von der Umsatzsteuer befreit sind nur Leistungen bestimmter Berufsgruppen, beispielsweise Ärzte oder Therapeuten. Die Höhe der Umsatzsteuer bestimmt sich nach Art der Leistung und beträgt in der Regel 19%. Besondere Leistungen, wie beispielsweise Hotelübernachtungen, Zeitungen, Bücher oder viele Lebensmittel, werden mit 7% besteuert. Eine genaue Auflistung findet sich in §12 Umsatzsteuergesetz (UStG).
Umsatzsteuer zahlt der Endverbraucher
Grundsätzlich soll die Umsatzsteuer nur vom Endverbraucher getragen werden. Wer also als Unternehmer für seine betrieblichen Zwecke Waren oder Leistungen erwirbt, erhält die Umsatzsteuer vom Finanzamt erstattet, sofern er nicht selbst von der Umsatzsteuer befreit ist.
Entsprechend kann ein Unternehmer, der Leistungen in Rechnung stellt, die Umsatzsteuer nicht als Einnahme verbuchen, sondern muss im Zuge der Umsatzsteuervoranmeldung die eingenommene Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen. Somit stellt im Bereich der B2B-Verkäufe die Umsatzsteuer einen durchlaufenden Posten dar. Denn der gewerbliche Käufer kann – bei vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen – die auf der Rechnung aufgewiesene Umsatzsteuer mit der von ihm vereinnahmten Umsatzsteuer verrechnen, was als Vorsteuerabzug bezeichnet wird. Die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug sind in §15 UStG geregelt.
Nur Unternehmer, die selbst Umsatzsteuer für ihre Leistungen erheben und deren Jahresumsatz 17.500 EUR übersteigt sind zum Vorsteuerabzug berechtigt. Auch einige juristische Personen des öffentlichen Rechts haben unter Umständen das Recht zu Vorsteuerabzug. Kleinunternehmer sind somit nicht zum vorsteuerabzugsberechtigt. Gleiches gilt für die Berufsgruppen, die selbst keine Vorsteuer erheben dürfen.
Vorsteuerabzug nur im Inland
Der Vorsteuerabzug gilt nur für im Inland getätigte Geschäfte, die für den betrieblichen Gebrauch abgeschlossen werden. Kauft ein Unternehmer also Waren für den privaten Haushalt ein, muss er die Umsatzsteuer leisten und bekommt auch keine Erstattung vom Finanzamt. Eine weitere Voraussetzung für den Vorsteuerabzug ist eine ordnungsgemäße Rechnung, die den Anforderungen der §§ 14 ff. UStG genügt. Die Umsatzsteuer muss auf der Rechnung gesondert ausgewiesen werden. Dabei muss deutlich werden, welcher Umsatzsteuersatz (19% oder 7%) erhoben wurde. Der sich daraus ergebende Betrag der Umsatzsteuer muss dann noch gesondert aufgeführt werden.
In der Praxis bedeutet dies für den Unternehmer, dass er die Vorsteuer mit der Umsatzsteuer, die er selbst ans Finanzamt abführen müsste, verrechnen kann. Hat er also beispielsweise von seinen Kunden 10.000 EUR an Umsatzsteuer erhalten, kann er davon die Vorsteuer abziehen, die er selbst an einen Unternehmer gezahlt hat, beispielsweise beim Einkauf von Arbeitsmitteln. Hat er im Zuge des Einkaufs also 2.000 EUR Umsatzsteuer bezahlt, muss er nur 8.000 EUR an das Finanzamt abführen.
Eine hochprofessionelle Rechnung, welche Umsatzsteuer ausweist, finden Sie hier: Rechnung Inland (7% und 19% Umsatzsteuer)