Verschiedene Pflichtangaben auf Rechnungen sind vom Gesetzgeber vorgegeben worden. Um Probleme mit dem Finanzamt zu vermeiden, dass keinen Spielraum für Fehler einräumt, müssen Rechnungen mindestens folgende Angaben enthalten. Dementsprechend wichtig ist es die eigene Rechnungsvorlage entsprechend vorzubereiten. Es ist mehr als ärgerlich wenn eine größere Anzahl an Rechnungen aufgrund von Fehlern erneut ausgestellt werden muss.
1. Name des eigenen Unternehmens
Hier ist der korrekte Firmenname inkl. der Rechtsform (GmbH, UG, usw.) gemeint.
2. Ladungsfähige Anschrift des eigenen Unternehmens
Es ist in den eigenen Dokumenten immer eine ladungsfähige Anschrift anzugeben. Dies ist wohl eine fast schon logische Pflichtangabe.
3. Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
Die vollständige Anschrift sowie der vollständige Name / Firmenname inkl. der Rechtsform des Leistungsempfängers sind anzugeben.
4. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Id
Eine vollständige Rechnung muss zwingend die eigene Steuernummer oder Umsatzsteuer Identifikationsnummer enthalten.
5. Rechnungsdatum
Auf einer korrekt ausgestellten Rechnung muss ein Rechnungsdatum belegen wann sie ausgestellt wurde.
6. Liefer-/Leistungsdatum
Zudem wichtig ist ein gesondertes Liefer- oder Leistungsdatum (je nach Situation). Dies ist auch notwendig wenn Rechnungs- und Liefer-/Leistungsdatum identisch sind.
7. Rechnungsnummer
Es muss eine eindeutige Rechnungsnummer für jede Rechnung vergeben werden. Hingegen einer weit verbreiteten Annahme muss diese nicht 1:1 fortlaufend sein.
9. Rechnungspositionen
Die Gesamtsumme einer Rechnung muss über Rechnungspositionen (inkl. Menge und Bezeichnung) nachvollziehbar sein.
10. Zahlungsziel
Nicht aus Sicht des Finanzamtes, jedoch im eigenen Interesse wichtig: ein konkretes Datum als Zahlungsziel. Verstreicht das Datum ohne Zahlungseingang ist der Schuldner automatisch im Verzug. Der Hinweis kann z.B. in Form der folgenden Angabe hinterlegt werden:
zahlbar bis spätestens 01.01.2011, eingehend auf unserem Konto
Ein (je nach Branche) oft genutztes Zahlungsziel sind 14 Tage.
Es empfiehlt sich die Pflichtangaben genau mit eigenen Rechnungen abzugleichen. Fehler können zu einem großen Aufwand führen, speziell wenn Sie unentdeckt bleiben.