Wer im Kundenauftrag tätig ist rechnet früher oder später die erbrachten Leistungen ab. Damit alles korrekt verbucht werden kann, muss also eine Rechnung erstellt und versendet werden. Doch die Frage ist, wann versendet man diese am besten? Direkt nachdem der Auftrag fertig wurde? Übergibt man sie persönlich bei einem abschliessenden Projektgespräch? Oder rechnet man einfach alle im Monat erbrachten Leistungen zu m Ende des Monats bzw. am Anfang des kommenden Monats ab? Die Antwort lautet: Es kommt ganz auf die Situation, das Kundenverhältnis und den Umfang der Arbeiten bzw. des Projekts an. Hier einige Möglichkeiten.
Rechnungsversand nach Fertigstellung
Eine Rechnung direkt nach Umsetzung eines Projekt zu erstellen bietet sich in zwei Situationen an: Entweder wenn ein mehrwöchiges, größeres, Projekt abgeschlossen wurde oder bei kleineren Aufträgen von einem Neukunden. In beiden Fällen ist es nicht unüblich erbrachte Leistungen unmittelbar abzurechnen. Bei umfangreicheren Projekten gibt es nahezu immer festgelegte Milestones bei denen Teile abgerechnet werden. Ein letzter Milestone ist dabei oft die Fertigstellung des Projekts. Bei einem kleineren Auftrag von einem Neukunden ist es sinnvoll unmittelbar nach der Umsetzung die Rechnung zu versenden, denn so kann man sich ein Bild von der Zahlungsmoral machen. Oft kommen Nachfolgeaufträge bei denen man natürlich sicher sein möchte dass man auch zeitnah Geld erhält.
Persönliche Übergabe bei Projektabschluss
Gibt es bei einem größeren Projekt ein Abschlussgespräch oder ein Meeting zur Projektabnahme, ist es ein geeigneter Zeitpunkt um eine Rechnung persönlich zu übergeben. Selbstverständlich gehört auch diese Rechnung in einen Umschlag. Dennoch wirkt es zum Ende des Termins hin sehr transparent die Rechnung persönlich zu übergeben. Der Kunde hat die Chance vor-Ort das persönliche Gespräch zu suchen. Das schafft vertrauen und stärkt unbewusst die Kundenbeziehung.
Monatliche Abrechnung
Bei einem bestehenden Geschäftsverhältnis in dem im Laufe des Monats kleinere Arbeiten anfallen, ist es sinnvoller diese gesammelt zum Ende eines Monats oder Anfang des Folgemonats abzurechnen. Das entlastet nicht nur die eigene Terminplanung und spart Porto, es ist auch für den Kunden und dessen Buchhaltung deutlich einfacher wenn nur eine größere statt vieler kleiner Rechnungen beglichen werden müssen. Am besten sollte ein solches Modell nach den ersten Aufträgen mit dem betreffenden Kunden besprochen werden. Das hat auch den Vorteil dass ein Kunde das ein oder andere Mal schneller zum Hörer greift. So hat er dass Gefühl man ist für ihn da und sein Ansprechpartner wenn es irgendwo hakt. Hat er sich an einen guten Service gewöhnt kann es zudem auch sein dass es die Kundenbeziehung nachhaltig stärkt, denn der Kunde hat seinen festen Dienstleister und sucht nicht bei der Konkurrenz.