Speziell Freiberufler, Freelancer und kleinere Unternehmen, die Dienstleitungen nach entstandenem Aufwand abrechnen, sollten lieber früher als später über eine Form der Zeiterfassung nachdenken. Nur wer wirklich dokumentiert wie viel Zeit für eine Aufgabe benötigt wurde, kann diese auch korrekt in Rechnung stellen. Sicher funktioniert in bedingtem Maße auch ein einfacher Zettel. Das wird jedoch schnell chaotisch, vor allem dann wenn ein Projekt oder Auftrag sich über einen längeren Zeitraum erstreckt. Schnell fällt, im wahrsten Sinne des Wortes, die ein oder andere Stunde dabei unter den Tisch. Zudem baut man sich damit für zukünftige Aufwandsabschätzungen keine Übersichtliche Dokumentation auf. Wir möchten in diesem Artikel das Tool clockodo.com vorstellen, der ideale Helfer für digitale Zeiterfassung.
Arbeitszeiten online erfassen
Mit clockodo kann man seine Arbeitszeiten online erfassen, überall und von nahezu jeder Plattform aus. Es gibt neben einer Weboberfläche Windows, Mac OS X sowie Linux Clients. Speziell letzteres hat mir sehr gut gefallen, auch wenn ich vor längerer Zeit auf Mac OS X umgestiegen bin. Ebenfalls sehr praktisch sind die Smartphone Apps, welche sowohl für Android als auch für iOS Geräte zur Verfügung stehen. Es ist ungemein praktisch wenn man direkt nach Meetings, Telefonaten unterwegs oder Notfällen am Wochenende dezent und unkompliziert Zeiten erfassen kann. Die Anwendungen speichern die Daten alle zentral in einer Datenbank und stellen die erfassten Zeiten unmittelbar bereit.
Datensicherheit?
Speziell in Deutschland ist teilweise das Vertrauen in SaaS-Lösungen nicht immer vorhanden. Ein gewisses Misstrauen gegenüber Technologie, deren Kontrolle man konzeptbedingt nicht inne hat, legt sich erst nach und nach. Bei clockodo muss man sich jedoch keine Sorgen machen. Die erfassten Zeiten gehen nicht verloren. Alle Daten werden auf mehrere Server gespiegelt. Im Falle eines Serverproblems liegen diese als redundante Kopie vor. Zudem werden mehrmals täglich Backups erstellt, sodass im Falle eines ernsten Problems, wie z.B. einer Naturkatastrophe, alle Daten auch jederzeit aus einer Datensicherung wiederhergestellt werden könnten.
Ich möchte nicht mehr!
Ein weiteres überzeugendes Argument, das für clockodo spricht, ist die Export Funktion. Man speichert seine Daten nicht, wie bei vielen anderen SaaS Lösungen, in einer Art Blackbox aus der man sie später nur mit viel Aufwand und Mühe (manuell) wieder herausbekommt. Stattdessen kann man alle erfassten Zeiten bequem als CSV Datei exportieren. Man bindet sich durch also nicht auf ewig an ein bestimmtes System.
API Anbindung an Rechnungstool
Sehr komfortabel ist ebenfalls die API Anbindung an verschiedene Rechnungstools. So kann direkt über easybill.de oder fastbill.de eine Rechnung aus erfassten Zeiten erstellt und versendet werden. Manuelles kopieren, summieren und übernehmen von Zeiten entfällt. Das spart vor allem bei größeren Projekten eine Menge Zeit und macht das Leben von Selbstständigen viel einfacher. Vor allem wenn man keine Angestellten für Buchhaltung und Abrechnungen hat, ist der Vorteil enorm.
Fazit
Wir können Clockodo, vor allem kleinen Unternehmen und Freelancern, uneingeschränkt empfehlen. Es macht das Leben wirklich sehr viel einfacher, da man entstandene Aufwände sehr gut erfassen und auswerten kann. Selbst wenn nicht alles 1:1 abgerechnet wird, lohnt es sich für die eigene Auswertung eines Projekts einen detailierten Überblick über den zeitlichen Projektverlauf zu bekommen. Das Tool arbeitet zuverlässig und ab 5 Euro pro Monat zu einem wirklich fairen Preis zu bekommen. Klare Empfehlung: Direkt kostenlos testen oder die genauen Details in der Tour anschauen!