Wird ein größeres Projekt in Angriff genommen, werden vorab Angebote geschrieben. Der Kunde holt in der Regel mehrere Angebote ein, um verschiedene Anbieter am Markt zu vergleichen. In den Angebotsschreiben werden oft bereits Zwischenschritte, die sogenannten Milestones, in Abstimmung mit dem Kunden definiert. Ist ein solcher Zwischenschritt erreicht, wird eine Abschlagszahlungen fällig. Bei umfangreicheren Projekten, die sich über einen längeren Zeitraum erstrecken, würde es sonst für den Dienstleister zu einem längeren Ausfall von Zahlungen kommen, je nach Projekt vielleicht sogar über Monate.
Dies ist für die Bilanz nicht unbedingt gut. Außerdem leidet, je nach Größe des Unternehmens die Liquidität. Bei einem großen Projekt führt es mindestens zu einem Engpass. Für den Kunden ist es unter umständen ebenfalls unangenehm. Sicher kann er die vereinbarte Summe während das Projekt läuft "zur Seite" legen, muss dann jedoch einmalig eine hohe Summe zahlen. Auch dies sieht in der Bilanz evt. schlechter aus als mehrere kleine Rechnungen. Zudem besteht die Gefahr, auch wenn dies nicht so sein sollte, dass der Dienstleister vielleicht hier und da Abstriche macht um schneller wieder an Geld zu kommen.
Kleine Abschläge für große Summen
Um den oben genannten Problemen und Unannehmlichkeiten aus dem Weg zu gehen, einigt man sich bei umfangreicheren Projekten oft auf Abschlagszahlungen. Es wird vom Kunden eine Anzahlung bei Projektstart geleistet. Die erste Phase der Entwicklung ist damit finanziert. Sollte es zu einem unerwarteten Abbruch des Projekts kommen, wird dem Kunden üblicherweise die geleistete Arbeit übergeben. Immerhin hat er mit der Anzahlung dafür bereits bezahlt. Ein marktüblicher Wert für die Anzahlung, also den ersten Abschlag, liegt meist zwischen 30-40%, ganz nach Umfang und Höhe des Angebots.
Zwischenschritte finanzieren: Die Milestones
Die Höhe der weiteren Abschlagszahlungen hängt vom Umfang des Projekts und der Höhe der Anzahlung ab. In der Praxis funktioniert bei mittelgroßen Projekten die über einen Zeitraum von etwa 2-3 Monaten laufen, eine 40/40/20 Staffelung sehr gut. Das bedeutet, bei Arbeitsbeginn gibt es eine Anzahlung über 40%. Sobald ein definierter Zwischenschritt erreicht wurde, der etwa die Hälfte des Projekts markiert, werden weitere 40% Abschlag fällig. Die letzten 20% werden dann gezahlt wenn das Projekt umgesetzt wurde.
Arbeitet man an größeren Softwareprojekten können natürlich auch mehr Zwischenschritte bzw. Milestones definiert werden. In dem Fall verringert man einfach die Anzahlung auf 30% und definiert zwei Milestones bei denen jeweils wieder 30% fällig werden. Die Abschlusssumme bei Projektende beträgt dann noch 10%.